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Code of Practice / guidelines for events in AZ Conni

We are happy to hear that you decided to organize an event in AZ Conni!
This text is supposed to present the project „AZ Conni“ to you as well as it will give you some assistance with the preparation of an event. It -indeed- contains essential informations; please read carefully!

About AZ Conni

The AZ Conni is understood as a political and sociocultural project.

Referring to our cultural business there are several important points:

  • The house is brining used by several groups for different reasons. Apart from a self-governing book shop there is also a kindergarten („Kinderladen“) located on the ground; the functioning rooms as well as the outdoor area serve as meeting points for different kinds of people. To assure the coexistence of all those interests, it is important to show consideration and respect to each other
  • we put a lot of work in this project because we consider it as politically right/true and important and/or because we just like to do so! This should also be your motivation while you are considering to plan your event here
  • Unfortunately, our financial prospects are restricted, so we are unable to compensate loss-making concerts or parties. Please be aware of the fact, that you are carrying the financial risk of your event. If there are incertitude or questions occurring that concern the financial concept, we are eager to support you! In case your event was still loss-making, we will solve this problem together.
  • Our political positions are not uniform, though we came to a minimum consensus (=mutual agreement). On that base we work together in this project. To make it short: The AZ Conni should be free of racism, sexism, antisemitism, homophobia, nationalism and other mechanisms of exclusion. This, of course, concerns all activities, that take place in the house: the acts or artists, the guests, the organizers(s) and us.
    Our aim is to make as many people as possible feel welcomed and comfortable. People will be excluded from the event, if their behavior is endangering this.
  • Our time and stuff is restricted. Thus, the denial of inquiry/requests is possible.
  • As it is said before: the AZ Conni is merely existing because we are volunteering. If you are interested to take over shifts yourself or to help us with the organization of the whole cultural business you are very welcome to take part in our weekly culture and bar plenary meeting (mondays 6.30 p.m.)!

planning and procedure of an event

The following party will explain our understanding of planning and realization of events. We experienced many events in this house ourselves, so: if things are written down here, we mean it! ATTENTION: concerts need to be over by midnight (we have an agreement with the hotel vis-á-vis)

time table

block a date as early as possible
introduction of the event at least 2 months Monate in advance
Transmitting information for promotion 1 month in advance
Transmitting the Techreaders 2 weeks in advance
Distribution of the Anwohner_innenzettel at least 10 days in advance
detailed preliminary talk the monday just before the event
debriefing the following monday

general

  • Ask your friends to support your event by taking over shifts. For concerts you need one person, who cooks for the bands/acts and all the working ones and one person who supports the entry
  • The Kinderladen is located in the 1st floor. The area past the staircase is a taboo for party and need to be blocked.
  • The fire escape that is connected to the backstage as well as the Kinderladen's playground are No-Go's!
  • You are welcome to decorate - please let us know in advance so we can sort this out before.
  • We are really not keen to see topless men on stage! We ask you to take care, so that everybody keeps his shirt on. Meanwhile we will make sure, that all guests do so.
  • Our toilets are Unisex where people should pee while standing. They are no urinal.

finance and budget

  • concerts: 30 % of the entry earnings will be kept by us. By this, we'll pay all people who work, insurance, GEMA and additional costs. The remaining 70% are at your disposal to pay the your expenditures as well as the acts.
  • parties: 35 % of the entry earnings will be kept by us. By this, we'll pay all people who work, insurance, GEMA and additional costs. The remaining 65 % are at your disposal to pay the your expenditures as well as the acts. Furthermore you can set out two people who work with us at the entrance - or we do so and then you'll need to pay yet another 100 EUR.
  • You'll get also a total of 40 € for the catering in the evening (for the acts, bartenders, „security“) and, if necessary, for the following morning's breakfast. Please keep the receipts.
  • Each act/band member will receive 4 free drink vouchers, maximum admissible per evening are 60 vouchers. All the acts, organizers and working people can get drinks for reduced prices. Please do not serve your whole circle of friends with that!
  • We refund at maximum 40€ of your promotion expenditures (with receipt!)

block a date

  • at the bar and cultural plenary meeting (mondays at 6.30 p.m.)
  • present a rough idea of the event
  • leave your e-mail address and/or telefon number

introduction of the event

* Acts: Name und Genre (Sollten einzelne Acts unsereme Minimalkonses widersprechen behalten wir uns das Recht vor, den Act oder die Veranstaltung abzusagen) * Grobe Absprache über die benötigte Technik. Für reguläre Konzerte, Parties, Lesungen, etc haben wir alles da. Spezielles sollten wir rechtzeitig besprechen.

  • Zeitlicher Ablauf der Veranstaltung: Beginn und verbindliche Endzeit
  • Finanzen
    • Übersicht eurer Kosten:
      • Welche Gagen und Fahrkosten werden angestrebt?
      • Brauchen die Acts Verpflegung? Für wie viele Menschen?
      • Werbungskosten
      • Deko
    • Übersicht der möglichen Einnahmen
      • geplante Höhe des Eintritts
      • gibt es weitere Geldquellen (Förderung, Spenden, Sponsoring etc.)?
  • Wir haben einen Bandpennraum der genutzt werden kann. Gebt bitte bescheid wenn dieser benötigt wird.

Werbung

  • Alle Details für die Werbung bitte an webmaster@azconni.de schicken
  • Kümmert euch rechtzeitig um die folgenden Punkte
  • Zu Beginn jedes Monats reichen wir die Information für die Veranstaltungen des darauffolgenden Monats bei den Printmedien ein und geben einen eigenen Monatsflyer in Druck. Bis zu diesem Zeitpunkt solltet ihr uns die Namen der Acts, evtl den Namen der Veranstaltung und das/die Genre geschickt haben.
  • Wir erstellen eine Termin auf unserer Website. Die Informationen dazu zusammenzutragen ist deine Aufgabe. Je mehr dort steht, desto besser. Wir haben die Möglichkeit Flyer, Videos und Links einzubetten. Außerdem ist es immer ne schöne Sache, wenn zu den Acts und der Veranstaltung als solche ein paar Sätze geschrieben werden.
    • Es empfiehlt sich, die Veranstaltung auch auf anderen Portalen zu veröffentlichen:banq, lastFM, Exmatrikulationsamt, weitere spezielle Homepages je nach Inhalt bzw. subkultureller Bezug der Veranstaltung
  • Wir übernehmen maximal 40€ eurer Werbungskosten (mit Quittung)
  • Überlegt euch ob ihr euch die Druckkosten und das Verteilen von Flyern mit anderen Veranstalter_innen teilen könnt
  • Es besteht die Möglichkeit unseren Risographen (Super-Kopierer) zur Produktion von s/w Flyern in moderaten Stückzahlen zu nutzen. Bei Interesse bitte auf dem Plenum nachfragen.

Techrider

  • an technik@lists.azconni.de schicken

Anwohner_innenzettel

  • Braucht es nur bei Parties
  • An alle Haustüren in obere Rudolf-Leonhard-Straße, Buchenstraße, obere Schanzenstraße hängen
  • auf diesen freundlich über die Existenz Party informieren

Detaillierte Vorbesprechung

  • deine Koch- und Einlassdienste sowie die Ansprechperson für den Abend vorstellen
  • Brauchst du den Bandschlafraum? ACHTUNG: es gibt dort keine Decken&Kissen, die Bands müssen selbst Schlafsäcke mitbringen!
  • Wir müssen klären, wie der Schlüssel fürs Haus den Weg zur Veranstaltung und wieder zurück findet
  • Festlegen, bis wann muss das Haus geputzt sein muss
  • Details des Zeitplans klären (Ankunft/Abreise der Bands)

Nachbesprechung

  • wichtig
  • Wir freuen uns über Feedback
  • ggf Rückgabe von Schlüsseln

Deine Aufgaben

Direkt vor der Veranstaltung

  • Falls notwendig: Vorbereitung des Bandschlafraums (Matratzen beziehen)
  • Betreuung der Acts (rechtzeitig vor Ort sein, ins Haus einweisen)
  • Vegane Verpflegung für Acts und Dienste
  • gemeinsame Vorbesprechung mit allen beteiligten Diensten 30 Minuten vor Beginn der Veranstaltung; Klären von letzten Fragen
  • Gästeliste erstellen, bei Konzerten 1 Platz pro Künstler_in, bei Parties 10 Plätze

Während der Veranstaltung

  • korrektes Ausfüllen der Bandverträge gemeinsam mit einer Person vom Haus
  • wenn vorhanden, bitte Bahntickets/Taxisquittungen/Tankrechnungen/weitere Quittungen in die Einlasskasse legen
  • die Einlasskasse wird nach Kassenschluss gemeinsam mit einer Person vom Haus ausgezählt und die Acts bezahlt (erst wenn die Bandverträge ausgefüllt sind)
  • bis zum Ende des Abends ansprechbar bleiben ;)

Direkt nach der Veranstaltung

  • Putzen
    • die Veranstalter_innen fegen und wischen den Saal und den Backstage
    • die Kochdienste putzen die große Küche
    • wir kümmern uns um den Rest (Treppenhauses, die Toiletten, Barraum, kleine Küche). Bei Konzerten geschieht das am Abend, bei Parties am nächsten Tag.
    • gemeinsames Aufräumen des Außengeländes (Hof fegen und Flaschen einsammeln)

Am Tag darauf

  • Falls der Schlafraum genutzt wurde:
    • Matratzen abziehen und Wäsche in den Putzraum legen
    • Abstellen der Heizung + Schließen der Dachfenster
    • Putzen des Bades (= Toilette + Dusche im Vorderhaus putzen)
    • Entgegennahme des Schlüssels von den Übernachtungsgästen
    • Bandschlafraum durchfegen + Müll & Flaschen rausbringen
  • evtl. Frühstück für Acts
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oeffentlich/kulturleitfaden_eng.1456333058.txt.gz · Zuletzt geändert: 24.02.2016 um 17:57 von roxy@azconni.de