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--- oeffentlich:kulturleitfaden_eng [24.02.2016 um 17:24] – ... roxy@azconni.de
+++ oeffentlich:kulturleitfaden_eng [27.09.2023 um 14:13] (aktuell) – [finance and budget] Jan
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   * As it is said before: the AZ Conni is merely existing because we are volunteering. If you are interested to take over shifts yourself or to help us with the organization of the whole cultural business you are very welcome to take part in our weekly culture and bar plenary meeting (mondays 6.30 p.m.)!
-===== Planung und Ablauf einer Veranstaltung =====
+===== planning and procedure of an event =====
-Der folgende Teil soll erläutern, wie wir uns die Planung und die Durchführung von Veranstaltungen vorstellen. Wir haben schon sehr viele Veranstaltungen in diesem Haus erlebt, also: Wenn hier was drin steht dann haben wir uns was dabei gedacht ;-)
+The following party will explain our understanding of planning and realization of events. We experienced many events in this house ourselves, so: if things are written down here, we mean it!
-ACHTUNG: Konzerte müssen 0 Uhr zu Ende sein (da gibt es so eine Abmachung mit dem Nachbar*innen...)
+ATTENTION: concerts need to be over by midnight (we have an agreement with the hotel vis-á-vis)
-====Zeitplan====
+====time table====
-| [[#Termin Blocken|Termin blocken]] | so früh wie möglich |
+| [[#block a date|block a date]] | as early as possible |
-| [[#Vorstellung der Veranstaltung|Vorstellung der Veranstaltung]] | > 2 Monate im voraus |
+| [[#introduction of the event|introduction of the event]] | at least 2 months Monate in advance |
-| Senden der Infos für die [[#Werbung|Werbung]] | 1 Monat im voraus |
+| Transmitting information for [[#promotion|promotion]] | 1 month in advance |
-| Senden des [[#Techreader|Techreaders]] | 2 Wochen im voraus |
+| Transmitting the [[#Techreader|Techreaders]] | 2 weeks in advance |
-| Verteilen der [[#anwohner_innenzettel|Anwohner_innenzettel]] | > 10 Tage im voraus|
+| Distribution of the [[#anwohner_innenzettel|Anwohner_innenzettel]] | at least 10 days in advance|
-| [[#Detaillierte Vorbesprechung|Detaillierte Vorbesprechung]] | Montag vor der Veranstaltung |
+| [[#detailed preliminary talk|detailed preliminary talk]] | the monday just before the event |
-| [[#Nachbesprechung|Nachbesprechung]] | Montag nach der Veranstaltung |
+| [[#debriefing|debriefing]] | the following monday |
-====Allgemein====
+====general====
-  * Suche dir Freund_innen die dich bei der Veranstaltung unterstützen in dem sie Dienste übernehmen. Bei Konzerten braucht es eine Person die für die Dienste und die Acts kocht und eine Person die am Einlass mithilft.
+  * Ask your friends to support your event by taking over shifts. For concerts you need one person, who cooks for the bands/acts and all the working ones and one person who supports the entry
-  * Im 1. OG befindet sicht der Kinderladen. Der Bereich ab dem Treppenaufgang ist für Partys tabu und muss für Publikum gesperrt werden.
+  * The Kinderladen is located in the 1st floor. The area past the staircase is a taboo for party and need to be blocked.
-  * Genauso Tabu sind die Feuertreppe die vom Backstage abgeht und das gesamte Kinderladengelände!
+  * The fire escape that is connected to the backstage as well as the Kinderladen's playground are No-Go's!
-  * Ihr könnt sehr gerne ne Menge Deko anbringen – aber bitte informiert darüber bei der Vorbereitung für den unwahrscheinlichen Fall dass doch was gegen einzelne Ideen sprechen sollte
+  * You are welcome to decorate - please let us know in advance so we can sort this out before.
-  * wir haben keine Lust auf oberkörperfreie Männer auf der Bühne, somit bitten wir euch darum, ebenfalls darauf zu achten, dass alle ihre Shirts anbehalten!
+  * We are really not keen to see topless men on stage! We ask you to take care, so that everybody keeps his shirt on. Meanwhile we will make sure, that all guests do so.
-  * wir haben Unisex-Toiletten, auf denen bitte nicht im Stehen gepinkelt werden soll.
+  * Please keep in mind in the planning-process, that there should not be only cis-men on stage
+  * Our toilets are Unisex where people should not pee while standing. They are no urinal.
-====Finanzen====
+====finance and budget====
-  * Bei Konzerten gehen 30% der Einlasskasse an's Haus. Davon bezahlen wir Dienste, KSK, GEMA und Nebenkosten. Die restlichen 70% stehen euch zur Verfügung um eure Auslagen und die der Künstler_innen zu decken.
+  * **concerts:** 30 % of the entry earnings will be kept by us. By this, we'll pay all people who work, insurance, GEMA and additional costs. The remaining 70% are at your disposal to pay the your expenditures as well as the acts.
-  * Bei Parties gehen 35% der Einlasskasse an's Haus. Davon bezahlen wir Dienste, KSK, GEMA und Nebenkosten. Die restlichen 65% stehen euch zur Verfügung um eure Auslagen und die der Künstler_innen zu decken. Des weiteren habt ihr die Möglichkeit zwei feste Einlassdienste zu stellen oder wir stellen diese Dienste und ihr zahlt zusätzlich 100 €.
+  * **parties:** 35 % of the entry earnings will be kept by us. By this, we'll pay all people who work, insurance, GEMA and additional costs. The remaining 65 % are at your disposal to pay the your expenditures as well as the acts. Furthermore you can set out two people who work with us at the entrance (they'll take care of the cash box) - or we do so and then you'll need to pay yet another 100 EUR.
-  * Insgesamt gibt es noch 40€ für die Verpflegung der KünstlerInnen und Dienste am Abend und ggf. für's Bandfrühstück am nächsten Morgen. Dafür bitte die entsprechenden Kassenzettel aufbewahren.
+  * **parties+cocktailbar:** you also habe the opportunity to be in charge of the cocktailbar and you'll sell shots and cocktails. This means we'll only sell non-alcoholic drinks and beer downstairs at the bar. In this case we'll receive 40% of all entry earnings and you'll get the remaining 60% plus the whole earnings of the cocktailbar (minus change). It's your task to buy als the licorice then but we can give advices for this if you like
-  * Jede_r Künstler_in bekommt von uns 4 **Freigetränkemarken**, maximal geben wir jedoch 60 Stück pro Abend raus. Alle Künstler_innen, Veranstalter_innen und Dienste können Getränke zu geringeren Preisen erhalten. Bitte damit nicht den ganzen Freundeskreis versorgen!
+  * You'll get also a total of 60 € for the **catering** in the evening (for the acts, bartenders, "security") and, if necessary, for the following morning's breakfast. Please keep the receipts.
-  * Wir übernehmen maximal 40€ eurer Werbungskosten (mit Quittung)
+  * Each act/band member will receive 4 **free drink vouchers**, maximum admissible per evening are 60 vouchers. All the acts, organizers and working people can get drinks for reduced prices. Please do not serve your whole circle of friends with that!
+  * We refund at maximum 60€ of your promotion expenditures (with receipt!)
+====block a date====
+  * at the bar and cultural plenary meeting (mondays at 6.30 p.m.)
+  * present a rough idea of the event
+  * leave your e-mail address and/or telefon number
-====Termin blocken====
+====introduction of the event====
-  * Auf dem Kuk Plenum (Montag 18:30)
+**  * Acts: Name and Genre (if acts contradict our minimal consensus we reserve our right to exclude the act or cancel the event)
-  * Grobe Vorstellung der Veranstaltung
+**  * Principal information on the required technics. We own all the stuff that one needs for regular shows,parties, lectures etc., we should talk/be informed about special needs early.
-  * Mailadresse oder Telefonnummer hinterlegen
+  * time flow of the event: beginning and mandatory ending time
+  * finances
+    * overview on your costs
+      * How much salaries/pays/fees will you pay for the acts?
+      * How much are the travel expenses?
+      * Do the acts need food/drinks/breakfast, if yes: for how many people?
+      * costs for advertising (flyer, posters)
+      * decoration
+    * overview on the potential earnings:
+      * entry fee
+      * are there further sources of capital (sponsorships, donations etc.)?
+  * We have a dormitory room (12 mattresses) for the bands that can be used. Please let us know if you'll need it.
-====Vorstellung der Veranstaltung====
+====advertising====
-  * Acts: Name und Genre (Sollten einzelne Acts unsereme Minimalkonses widersprechen behalten wir uns das Recht vor, den Act oder die Veranstaltung abzusagen)
+  * Please send all details for advertising to ''webmaster@azconni.de''
-  * Grobe Absprache über die benötigte Technik. Für reguläre Konzerte, Parties, Lesungen, etc haben wir alles da. Spezielles sollten wir rechtzeitig besprechen.
+  * Please make sure to handle the following points at the right time:
-  * Zeitlicher Ablauf der Veranstaltung: Beginn und verbindliche Endzeit
+  * at the 20th of each month we'll need all information concerning events of the __following__ month to the print our news flyer. You're supposed to send us names of bands/acts and also the name of the event as well as the genre.
-  * Finanzen
+  * We also will prepare an input on our website. It's your job to send us the information for this. The more detailed this is, the merrier it is. We also have the opportunity to embed flyers, links and videos. Furthermore it's always a good point to write a few sentences about each act and the event.
-    * Übersicht eurer Kosten:
+  * We strongly recommend to publish the event also on further websites:[[http://banq.de|banq]], [[http://lastfm.de|lastFM]], [[http://Exmatrikulationsamt.de|Exmatrikulationsamt]] as well as special homepages conforming to the content respectively the subcultural output
-      * Welche Gagen und Fahrkosten werden angestrebt?
+  * We'll refund a maximum of 40EUR of your advertising costs (please leave us the receipt!)
-      * Brauchen die Acts Verpflegung? Für wie viele Menschen?
+  * Consider if you can share costs and spread advertisements together with other events/hosts/organizers
-      * Werbungskosten
+  * Of course you are also free to use the //risograph// (sot of a super-copier) to print b/w flyers in moderate quantity. If you are interested please tell us on the plenary meeting or ask at the office
-      * Deko
-    * Übersicht der möglichen Einnahmen
-      * geplante Höhe des Eintritts
-      * gibt es weitere Geldquellen (Förderung, Spenden, Sponsoring etc.)?
-  * Wir haben einen Bandpennraum der genutzt werden kann. Gebt bitte bescheid wenn dieser benötigt wird.
-====Werbung====
-  * Alle Details für die Werbung bitte an ''webmaster@azconni.de'' schicken
-  * Kümmert euch rechtzeitig um die folgenden Punkte
-  * Zu Beginn jedes Monats reichen wir die Information für die Veranstaltungen des __darauffolgenden__ Monats bei den Printmedien ein und geben einen eigenen Monatsflyer in Druck. Bis zu diesem Zeitpunkt solltet ihr uns die Namen der Acts, evtl den Namen der Veranstaltung und das/die Genre geschickt haben.
-  * Wir erstellen eine Termin auf unserer Website. Die Informationen dazu zusammenzutragen ist deine Aufgabe. Je mehr dort steht, desto besser. Wir haben die Möglichkeit Flyer, Videos und Links einzubetten. Außerdem ist es immer ne schöne Sache, wenn zu den Acts und der Veranstaltung als solche ein paar Sätze geschrieben werden.
-    * Es empfiehlt sich, die Veranstaltung auch auf anderen Portalen zu veröffentlichen:[[http://banq.de|banq]], [[http://lastfm.de|lastFM]], [[http://Exmatrikulationsamt.de|Exmatrikulationsamt]], weitere spezielle Homepages je nach Inhalt bzw. subkultureller Bezug der Veranstaltung
-  * Wir übernehmen maximal 40€ eurer Werbungskosten (mit Quittung)
-  * Überlegt euch ob ihr euch die Druckkosten und das Verteilen von Flyern mit anderen Veranstalter_innen teilen könnt
-  * Es besteht die Möglichkeit unseren Risographen (Super-Kopierer) zur Produktion von s/w Flyern in moderaten Stückzahlen zu nutzen. Bei Interesse bitte auf dem Plenum nachfragen.
 ====Techrider====
-  * an ''technik@lists.azconni.de'' schicken
+  * please send the techrider to ''technik@lists.azconni.de''
-====Anwohner_innenzettel====
+====announcement to the neighbours====
-  * Braucht es nur bei Parties
+  * only needed for parties
-  * An alle Haustüren in obere Rudolf-Leonhard-Straße, Buchenstraße, obere Schanzenstraße hängen
+  * a small sheet of paper that announces parties to all surrounding neighbours/houses in a friendly way
-  * auf diesen freundlich über die Existenz Party informieren
+  * please put one sheet to all doors at upper Rudolf-Leonhard-Straße, Buchenstraße, upper Schanzenstraße
+  * blank document here: [[https://wiki.azconni.de/oeffentlich/nachbarzetteln]]
-====Detaillierte Vorbesprechung====
+====detailed preliminary discussion (briefing)====
-  * deine Koch- und Einlassdienste sowie die Ansprechperson für den Abend vorstellen
+  * introduce/mention your supporting assistants: who will cook? Who's gonna take over an entry shift? Who will be responsible and addressable at the very night of the event?
-  * Brauchst du den Bandschlafraum? ACHTUNG: es gibt dort keine Decken&Kissen, die Bands müssen selbst Schlafsäcke mitbringen!
+  * Will you use the band dormitory? PLEASE NOTE: there are no pillows and blanket, the bands need to bring their own sleeping bags!
-  * Wir müssen klären, wie der Schlüssel fürs Haus den Weg zur Veranstaltung und wieder zurück findet
+  * We need to figure out when you'll receive and return the key before/after the event
-  * Festlegen, bis wann muss das Haus geputzt sein muss
+  * we need to schedule the cleaning (until when needs the house be cleaned?)
-  * Details des Zeitplans klären (Ankunft/Abreise der Bands)
+  * clarify details of the time schedule (arrival/departure of the bands)
-====Nachbesprechung====
+====debriefing====
-  * wichtig
+  * important
-  * Wir freuen uns über Feedback
+  * we are always happy to hear your feedback
-  * ggf Rückgabe von Schlüsseln
+  * maybe return your keys
-=====Deine Aufgaben=====
+=====Your tasks=====
-====Direkt vor der Veranstaltung====
+====immediatly before the event====
-  * Falls notwendig: Vorbereitung des Bandschlafraums (Matratzen beziehen)
+  * if necessary: preparation of the band dormitory (put sheets on the mattresses)
-  * Betreuung der Acts (rechtzeitig vor Ort sein, ins Haus einweisen)
+  * caring for the acts (be there in time, show them around in the house)
-  * Vegane Verpflegung für Acts und Dienste
+  * vegan catering for acts and everyone that takes over a shit
-  * **gemeinsame Vorbesprechung mit allen beteiligten Diensten 30 Minuten vor Beginn der Veranstaltung; Klären von letzten Fragen**
+  * **collective briefing with every one that is involed at least 30 min before the event begins; clarifying of last questions**
-  * **Gästeliste** erstellen, bei Konzerten 1 Platz pro Künstler_in, bei Parties 10 Plätze
+  * make the **guest list**: for concerts 1 person per artist, for parties 10 people
-====Während der Veranstaltung====
+====during the event====
-  * korrektes Ausfüllen der **Bandverträge** gemeinsam mit einer Person vom Haus
+  * Please fill out the contracts correctly (**Bandverträge**) together with one person from AZ Conni -> we need  real names + addresses here!
-  * wenn vorhanden, bitte Bahntickets/Taxisquittungen/Tankrechnungen/weitere Quittungen in die Einlasskasse legen
+  * if present, please put all train tickets/cab receipts/gas receipts into the cash box
-  * die Einlasskasse wird nach Kassenschluss gemeinsam mit einer Person vom Haus ausgezählt und die Acts bezahlt (erst wenn die Bandverträge ausgefüllt sind)
+  * the cash box will be counted by you and one person from AZ Conni after we stopped taking entry fee (after ticket office closing)
-  * bis zum Ende des Abends ansprechbar bleiben ;)
+  * if the **Bandverträge/contracts** are filled out and signed the acts can be payed now
+  * you really need to be addressable during the whole night until the end of the evening!
-====Direkt nach der Veranstaltung====
+====directly after the event====
-  * Putzen
+  * cleaning
-    * die Veranstalter_innen fegen und wischen den Saal und den Backstage
+    * the organizers (=you) brush and wipe the concert hall as well as the backstage
-    * die Kochdienste putzen die große Küche
+    * the big kitchen needs to be cleaned be the ones that cooked
-    * wir kümmern uns um den Rest (Treppenhauses, die Toiletten, Barraum, kleine Küche). Bei Konzerten geschieht das am Abend, bei Parties am nächsten Tag.
+    * we'll take care about all the rest (stair cases, toilets, bar, small kitchen) - at the same night for concert; on the following day after parties.
-    * gemeinsames Aufräumen des Außengeländes (Hof fegen und Flaschen einsammeln)
+    * collective cleaning of the outer area (brush the courtyard and collect all the bottles)
-====Am Tag darauf====
+====on the following day====
-  * Falls der **Schlafraum** genutzt wurde:
+  * If the **dormitory** was used:
-    * Matratzen abziehen und Wäsche in den Putzraum legen
+    * brush the dormitory + dispose all waste and bring bottles out
-    * Abstellen der Heizung + Schließen der Dachfenster
+    * take the sheets off the mattresses and put the laundry to the room where we store the cleaning agents
-    * Putzen des Bades (= Toilette + Dusche im Vorderhaus putzen)
+    * turn off the heating and close the roof-light
-    * Entgegennahme des Schlüssels von den Übernachtungsgästen
+    * clean the bathroom (=toilet + shower in the front building)
-    * Bandschlafraum durchfegen + Müll & Flaschen rausbringen
+    * the band will return their key to you
-  * evtl. Frühstück für Acts
+  * prepare breakfast for the acts