Code of Practice / guidelines for events in AZ Conni

We are happy to hear that you decided to organize an event in AZ Conni!
This text is supposed to present the project „AZ Conni“ to you as well as it will give you some assistance with the preparation of an event. It -indeed- contains essential informations; please read carefully!

About AZ Conni

The AZ Conni is understood as a political and sociocultural project.

Referring to our cultural business there are several important points:

The house is brining used by several groups for different reasons. Apart from a self-governing book shop there is also a kindergarten („Kinderladen“) located on the ground; the functioning rooms as well as the outdoor area serve as meeting points for different kinds of people. To assure the coexistence of all those interests, it is important to show consideration and respect to each other

we put a lot of work in this project because we consider it as politically right/true and important and/or because we just like to do so! This should also be your motivation while you are considering to plan your event here

Unfortunately, our financial prospects are restricted, so we are unable to compensate loss-making concerts or parties. Please be aware of the fact, that you are carrying the financial risk of your event. If there are incertitude or questions occurring that concern the financial concept, we are eager to support you! In case your event was still loss-making, we will solve this problem together.

Our political positions are not uniform, though we came to a minimum consensus (=mutual agreement). On that base we work together in this project. To make it short: The AZ Conni should be free of racism, sexism, antisemitism, homophobia, nationalism and other mechanisms of exclusion. This, of course, concerns all activities, that take place in the house: the acts or artists, the guests, the organizers(s) and us.
Our aim is to make as many people as possible feel welcomed and comfortable. People will be excluded from the event, if their behavior is endangering this.

Our time and stuff is restricted. Thus, the denial of inquiry/requests is possible.

As it is said before: the AZ Conni is merely existing because we are volunteering. If you are interested to take over shifts yourself or to help us with the organization of the whole cultural business you are very welcome to take part in our weekly culture and bar plenary meeting (mondays 6.30 p.m.)!

planning and procedure of an event

The following party will explain our understanding of planning and realization of events. We experienced many events in this house ourselves, so: if things are written down here, we mean it! ATTENTION: concerts need to be over by midnight (we have an agreement with the hotel vis-á-vis)

time table

block a date	as early as possible
introduction of the event	at least 2 months Monate in advance
Transmitting information for promotion	1 month in advance
Transmitting the Techreaders	2 weeks in advance
Distribution of the Anwohner_innenzettel	at least 10 days in advance
detailed preliminary talk	the monday just before the event
debriefing	the following monday

Allgemein

Suche dir Freund_innen die dich bei der Veranstaltung unterstützen in dem sie Dienste übernehmen. Bei Konzerten braucht es eine Person die für die Dienste und die Acts kocht und eine Person die am Einlass mithilft.

Im 1. OG befindet sicht der Kinderladen. Der Bereich ab dem Treppenaufgang ist für Partys tabu und muss für Publikum gesperrt werden.

Genauso Tabu sind die Feuertreppe die vom Backstage abgeht und das gesamte Kinderladengelände!

Ihr könnt sehr gerne ne Menge Deko anbringen – aber bitte informiert darüber bei der Vorbereitung für den unwahrscheinlichen Fall dass doch was gegen einzelne Ideen sprechen sollte

wir haben keine Lust auf oberkörperfreie Männer auf der Bühne, somit bitten wir euch darum, ebenfalls darauf zu achten, dass alle ihre Shirts anbehalten!

wir haben Unisex-Toiletten, auf denen bitte nicht im Stehen gepinkelt werden soll.

Finanzen

Bei Konzerten gehen 30% der Einlasskasse an's Haus. Davon bezahlen wir Dienste, KSK, GEMA und Nebenkosten. Die restlichen 70% stehen euch zur Verfügung um eure Auslagen und die der Künstler_innen zu decken.

Bei Parties gehen 35% der Einlasskasse an's Haus. Davon bezahlen wir Dienste, KSK, GEMA und Nebenkosten. Die restlichen 65% stehen euch zur Verfügung um eure Auslagen und die der Künstler_innen zu decken. Des weiteren habt ihr die Möglichkeit zwei feste Einlassdienste zu stellen oder wir stellen diese Dienste und ihr zahlt zusätzlich 100 €.

Insgesamt gibt es noch 40€ für die Verpflegung der KünstlerInnen und Dienste am Abend und ggf. für's Bandfrühstück am nächsten Morgen. Dafür bitte die entsprechenden Kassenzettel aufbewahren.

Jede_r Künstler_in bekommt von uns 4 Freigetränkemarken, maximal geben wir jedoch 60 Stück pro Abend raus. Alle Künstler_innen, Veranstalter_innen und Dienste können Getränke zu geringeren Preisen erhalten. Bitte damit nicht den ganzen Freundeskreis versorgen!

Wir übernehmen maximal 40€ eurer Werbungskosten (mit Quittung)

Termin blocken

Auf dem Kuk Plenum (Montag 18:30)

Grobe Vorstellung der Veranstaltung

Mailadresse oder Telefonnummer hinterlegen

Vorstellung der Veranstaltung

Acts: Name und Genre (Sollten einzelne Acts unsereme Minimalkonses widersprechen behalten wir uns das Recht vor, den Act oder die Veranstaltung abzusagen)

Grobe Absprache über die benötigte Technik. Für reguläre Konzerte, Parties, Lesungen, etc haben wir alles da. Spezielles sollten wir rechtzeitig besprechen.

Zeitlicher Ablauf der Veranstaltung: Beginn und verbindliche Endzeit

Finanzen

Übersicht eurer Kosten:

Welche Gagen und Fahrkosten werden angestrebt?

Brauchen die Acts Verpflegung? Für wie viele Menschen?

Werbungskosten

Deko

Übersicht der möglichen Einnahmen

geplante Höhe des Eintritts

gibt es weitere Geldquellen (Förderung, Spenden, Sponsoring etc.)?

Wir haben einen Bandpennraum der genutzt werden kann. Gebt bitte bescheid wenn dieser benötigt wird.

Werbung

Alle Details für die Werbung bitte an webmaster@azconni.de schicken

Kümmert euch rechtzeitig um die folgenden Punkte

Zu Beginn jedes Monats reichen wir die Information für die Veranstaltungen des darauffolgenden Monats bei den Printmedien ein und geben einen eigenen Monatsflyer in Druck. Bis zu diesem Zeitpunkt solltet ihr uns die Namen der Acts, evtl den Namen der Veranstaltung und das/die Genre geschickt haben.

Wir erstellen eine Termin auf unserer Website. Die Informationen dazu zusammenzutragen ist deine Aufgabe. Je mehr dort steht, desto besser. Wir haben die Möglichkeit Flyer, Videos und Links einzubetten. Außerdem ist es immer ne schöne Sache, wenn zu den Acts und der Veranstaltung als solche ein paar Sätze geschrieben werden.

Es empfiehlt sich, die Veranstaltung auch auf anderen Portalen zu veröffentlichen:banq, lastFM, Exmatrikulationsamt, weitere spezielle Homepages je nach Inhalt bzw. subkultureller Bezug der Veranstaltung

Wir übernehmen maximal 40€ eurer Werbungskosten (mit Quittung)

Überlegt euch ob ihr euch die Druckkosten und das Verteilen von Flyern mit anderen Veranstalter_innen teilen könnt

Es besteht die Möglichkeit unseren Risographen (Super-Kopierer) zur Produktion von s/w Flyern in moderaten Stückzahlen zu nutzen. Bei Interesse bitte auf dem Plenum nachfragen.

Techrider

an technik@lists.azconni.de schicken

Anwohner_innenzettel

Braucht es nur bei Parties

An alle Haustüren in obere Rudolf-Leonhard-Straße, Buchenstraße, obere Schanzenstraße hängen

auf diesen freundlich über die Existenz Party informieren

Detaillierte Vorbesprechung

deine Koch- und Einlassdienste sowie die Ansprechperson für den Abend vorstellen

Brauchst du den Bandschlafraum? ACHTUNG: es gibt dort keine Decken&Kissen, die Bands müssen selbst Schlafsäcke mitbringen!

Wir müssen klären, wie der Schlüssel fürs Haus den Weg zur Veranstaltung und wieder zurück findet

Festlegen, bis wann muss das Haus geputzt sein muss

Details des Zeitplans klären (Ankunft/Abreise der Bands)

Nachbesprechung

wichtig

Wir freuen uns über Feedback

ggf Rückgabe von Schlüsseln

Deine Aufgaben

Direkt vor der Veranstaltung

Falls notwendig: Vorbereitung des Bandschlafraums (Matratzen beziehen)

Betreuung der Acts (rechtzeitig vor Ort sein, ins Haus einweisen)

Vegane Verpflegung für Acts und Dienste

gemeinsame Vorbesprechung mit allen beteiligten Diensten 30 Minuten vor Beginn der Veranstaltung; Klären von letzten Fragen

Gästeliste erstellen, bei Konzerten 1 Platz pro Künstler_in, bei Parties 10 Plätze

Während der Veranstaltung

korrektes Ausfüllen der Bandverträge gemeinsam mit einer Person vom Haus

wenn vorhanden, bitte Bahntickets/Taxisquittungen/Tankrechnungen/weitere Quittungen in die Einlasskasse legen

die Einlasskasse wird nach Kassenschluss gemeinsam mit einer Person vom Haus ausgezählt und die Acts bezahlt (erst wenn die Bandverträge ausgefüllt sind)

bis zum Ende des Abends ansprechbar bleiben ;)

Direkt nach der Veranstaltung

Putzen

die Veranstalter_innen fegen und wischen den Saal und den Backstage

die Kochdienste putzen die große Küche

wir kümmern uns um den Rest (Treppenhauses, die Toiletten, Barraum, kleine Küche). Bei Konzerten geschieht das am Abend, bei Parties am nächsten Tag.

gemeinsames Aufräumen des Außengeländes (Hof fegen und Flaschen einsammeln)

Am Tag darauf

Falls der Schlafraum genutzt wurde:

Matratzen abziehen und Wäsche in den Putzraum legen

Abstellen der Heizung + Schließen der Dachfenster

Putzen des Bades (= Toilette + Dusche im Vorderhaus putzen)

Entgegennahme des Schlüssels von den Übernachtungsgästen

Bandschlafraum durchfegen + Müll & Flaschen rausbringen

evtl. Frühstück für Acts